¿Cómo sacar provecho a las reuniones?

Seguro que habéis vivido momentos donde sentíais que las reuniones a las que asistíais eran una pérdida de tiempo. Reuniones improvisadas, sin objetivos claros, que se alargaban una eternidad… Hoy os comentaré algunas técnicas para hacer de las reuniones algo útil. 

En primer lugar hay que tener en cuenta que el tiempo cuesta dinero a la empresa y que es uno de los recursos más escasos, ya que a todo el mundo le gusta salir de trabajar a su hora. Es fundamental llegar puntual a una reunión, acordar el tiempo de ésta antes de empezarla y respetarlo.

En la siguiente imagen mostramos los puntos a tener en cuenta a la hora de preparar y de llevar a cabo una reunión eficiente.

• La convocatoria y la información necesaria. Una reunión eficaz no ha de durar más de dos horas, además, ha de haberse enviado a los asistentes, como mínimo con un día de antelación y vía mail, la siguiente información: 

1. El día, la hora y la ubicación de la reunión (edificio, sala, etc.).
2. Las personas que están convocadas a la reunión.
3. Los temas que se van a tratar y los objetivos que se persiguen, todo ello resumido, por ejemplo, en una tabla con la siguiente información: asunto, persona y tiempo de intervención.

• Roles necesarios. El número de personas óptimo para una reunión eficaz está entre 8 y 10, no debiendo exceder nunca las 12 personas. Son fundamentales e imprescindibles los siguientes roles: 

1. El secretario. Persona que se encarga de la organización, la convocatoria y la recogida de la información acordada en un acta escrita durante la reunión.
2. El director. Persona encargada de dinamizar, conducir y ordenar la reunión basándose en la información enviada en la convocatoria y en la actitud de las personas presentes.
3. El acelerador. Persona encargada de centrar la reunión cuando se desvían los temas de ésta o cuando se pierde mucho tiempo en uno de ellos.  

• Recogida de información. La recogida de información es una de las tareas encomendadas al secretario. Ha de hacerse en el acta de la reunión, que contendrá una tabla como la mostrada en la siguiente imagen. Con las actas de reunión se podrá hacer un seguimiento de la consecución de las tareas, de tal forma que sirva incluso para orientar a personas que no han estado presentes en las reuniones o a las que llegan nuevas a un proyecto. 

  Como conclusión, quería dejar una frase que leí en el libro "La brújula interior" que dice:

"La mente es como un paracaídas, solo sirve si se abre"